경위서 작성법 - 직장에서 경위서 요구받았을 때 대처법

경위서란?

경위서(經緯書)는 직장에서 사건·사고·실수가 발생했을 때 그 경위(전말)를 사실에 근거하여 기술하는 문서입니다. 회사가 사건의 원인과 책임 소재를 파악하기 위해 당사자에게 제출을 요구하며, 징계 절차의 사전 단계 또는 단순 경위 확인 목적으로 활용됩니다.

경위서와 혼동되는 문서로 시말서가 있습니다. 두 문서는 비슷해 보이지만 법적·실무적 성격이 다르므로, 회사가 어떤 문서를 요구하는지 먼저 확인하는 것이 중요합니다.

경위서 vs 시말서 차이

경위서 작성 원칙

경위서 작성에서 가장 중요한 원칙은 사실만 기술하는 것입니다. 추측·과장·감정적 표현은 문서의 신뢰성을 떨어뜨리고 불필요한 논란을 만들 수 있습니다.

육하원칙 준수

경위서의 모든 내용은 육하원칙(6W)을 기준으로 구성합니다. 각 항목에 명확한 답이 없을 경우 “확인 중” 또는 “미상”으로 표기하고 추측성 내용을 기재하지 않습니다.

• 누가(Who) — 사건 관계자를 직책·성명으로 특정합니다. 제3자 이름은 필요한 경우에만 기재합니다.
• 언제(When) — 사건 발생 일시를 연·월·일·시각까지 가능한 한 구체적으로 기재합니다.
• 어디서(Where) — 발생 장소(부서명, 층수, 구체적 위치 등)를 명확히 합니다.
• 무엇을(What) — 어떤 사건·사고가 발생했는지 핵심 사실을 기술합니다.
• 어떻게(How) — 사건이 어떤 방식·순서로 진행됐는지 경위를 설명합니다.
• 왜(Why) — 사건 원인 또는 배경을 기술합니다. 단, 확인되지 않은 원인을 단정지어 기재하지 않습니다.

객관적 사실 기술

경위서는 수사 보고서처럼 관찰 가능한 사실만 기재해야 합니다. “~한 것 같다”, “~였을 것이다”와 같은 추측 표현은 피하고, 본인이 직접 보거나 들은 사실만 기술합니다. 본인이 확인하지 못한 사항은 “○○에 따르면”처럼 출처를 밝혀 간접 진술임을 표시합니다.

감정 배제

경위서에 감정적 표현, 상대방 비난, 변명성 문구를 넣으면 오히려 불리하게 작용합니다. “억울합니다”, “○○씨가 잘못한 것입니다” 등의 표현은 삼가고, 사건의 인과관계를 차분하고 중립적인 언어로 서술하세요. 본인의 입장이나 소명이 필요하다면 “소명”이나 “참고사항” 항목을 별도로 두어 사실 기술과 분리합니다.

경위서 구성 요소

경위서에 법정 서식은 없지만, 아래 항목을 빠짐없이 포함해야 문서의 완성도와 신뢰성이 높아집니다.

서식 작성이 처음이라면 경위서 무료 양식을 활용하면 빈칸만 채워 바로 사용할 수 있습니다.

잘 쓴 경위서 vs 잘못 쓴 경위서

같은 사건이라도 표현 방식에 따라 경위서의 인상이 크게 달라집니다. 아래 비교 예시를 참고해 올바른 작성 방향을 확인하세요.

향후 대책은 “열심히 하겠습니다”처럼 추상적으로 쓰지 말고, 체크리스트 도입, 보고 절차 변경 등 구체적이고 실행 가능한 행동을 2~3가지 제시하는 것이 좋습니다.

작성 완료 후 글자수 세기로 분량을 확인하세요. 500~1,000자(A4 1~2매) 내외가 적당합니다.

경위서 제출 시 주의사항

사본 반드시 보관

경위서를 제출하기 전 반드시 사본을 본인이 보관하세요. 원본 제출 후 내용이 변조되거나 분실되는 경우에 대비해 파일(PDF) 또는 사진으로 보관하는 것이 안전합니다. 이메일로 제출한다면 발송 이메일을 보관함에 남겨두고, 직접 제출한다면 수령 확인 서명을 요청하거나 수령 사실을 기록해 두세요.

불이익 처분 시 대응

경위서 제출 후 부당한 징계 또는 불이익 처분을 받은 경우 아래 절차로 대응할 수 있습니다.

• 징계 통보서 확인 — 징계 사유, 종류, 절차가 취업규칙에 따라 적법하게 이루어졌는지 확인합니다.
• 이의 신청 — 회사 내부 이의신청 절차가 있다면 정해진 기한 내에 이의를 제기합니다.
• 노동위원회 부당징계 구제신청 — 징계가 부당하다고 판단되면 징계 통보일로부터 3개월 이내에 지방노동위원회에 부당징계 구제신청을 할 수 있습니다.
• 고용노동부 진정 — 징계와 함께 임금 미지급, 직장 내 괴롭힘 등이 동반된 경우 고용노동부에 진정을 제기합니다.

진술 거부권

형사 사건으로 이어질 가능성이 있는 사안(횡령, 업무상 과실치상 등)에서는 경위서 내용이 형사 절차에서 본인에게 불리한 증거로 사용될 수 있습니다. 이 경우 헌법 제12조에 보장된 진술 거부권을 근거로 형사 절차와 관련된 사항에 대해서는 진술을 유보할 수 있습니다. 취업규칙상 경위서 제출 의무와 형사 진술 거부권이 충돌하는 상황이라면 반드시 노동·형사 전문 변호사 상담을 먼저 받으세요.

경위서가 징계로 이어질 때

경위서 제출 후 징계위원회가 열리거나 정직·해고 등 중징계 통보를 받는 경우, 아래 절차를 통해 권리를 보호할 수 있습니다.

부당징계 구제신청

징계가 절차적으로 위법(변명 기회 미부여, 징계위원회 구성 하자 등)하거나 실질적으로 부당(징계 사유와 처분이 균형을 이루지 않는 경우)한 경우, 노동위원회에 부당징계 구제신청을 할 수 있습니다.

• 신청 기한 — 징계 처분이 있은 날(해고 통보일 등)로부터 3개월 이내에 신청해야 합니다. 기한을 넘기면 구제신청 자체가 각하됩니다.
• 신청 기관 — 사업장 소재지 관할 지방노동위원회에 방문 또는 우편으로 신청합니다. 중앙노동위원회 홈페이지에서 온라인 신청도 가능합니다.
• 준비 서류 — 부당징계 구제신청서, 징계 통보서(사본), 취업규칙 관련 조항, 경위서 사본, 관련 증거(이메일, 메신저 내역 등).

노동위원회 절차

구제신청이 접수되면 노동위원회는 양 당사자의 진술을 듣고 조사한 후 판정을 내립니다. 전체 절차는 통상 60~90일 소요됩니다.

징계와 함께 퇴직을 고려하고 있다면 퇴사 가이드에서 퇴직금·실업급여 수급 조건도 함께 확인하세요.